141 công văn hành chính, vốn chỉ là ảnh scan, đã được bóc tách thành một kho tri thức tra cứu được: mỗi văn bản có nhiệm vụ, quan hệ căn cứ, và tự nối thành đồ thị.
Công văn cũ nằm rải rác qua nhiều năm, tìm một văn bản phải lật tay. Cán bộ luân chuyển thì tri thức đi theo, khó biết văn bản nào căn cứ văn bản nào.
Workflow AI đọc từng ảnh scan, bóc số hiệu, nhiệm vụ, quan hệ; một AI thứ hai kiểm lại; cán bộ duyệt chỗ lệch. Không thay người, chỉ lo phần lặp.
Cả kho thành mạng lưới tra cứu được: tìm nhanh, thấy quan hệ và nhiệm vụ, soạn văn bản mới kế thừa tiền lệ. Tri thức tổ chức ở lại với Trường.
Chọn một văn bản để xem chi tiết.
Ai đang gánh khối lượng công việc lớn nhất qua các văn bản — cơ sở để cân đối nhân lực.
Các đời lãnh đạo đã ký ban hành, theo số văn bản.
Tháng nào Trường ban hành nhiều công văn nhất — giúp dự trù công việc theo mùa (đầu năm học, cuối năm, dịp thi, dịp Tết).
Các việc có mốc hạn cụ thể, sắp theo ngày trong tháng. Trong vận hành thật, hệ tự nhắc cán bộ trước hạn theo ngày hiện tại; đây minh hoạ trên dữ liệu lịch sử của kho.
Hệ quét toàn kho, gom các văn bản cùng nghiệp vụ đã ban hành những năm trước.
Lấy ra căn cứ hay dùng, nơi nhận chuẩn, người ký, và khung nhiệm vụ của loại văn bản đó.
Sinh bản thảo kế thừa khung; cán bộ chỉ điền số hiệu, mốc ngày rồi duyệt.